Презентация для клиента: услуги event-агентства — пример

• «Ветер», с 2019 года
• 300+ мероприятий
• Под ключ: идея → отчёт

Здравствуйте! Мы — event-агентство «Ветер», работаем с 2019 года. За это время провели более 300 корпоративных мероприятий. Сегодня расскажу, как мы организуем события под ключ — от идеи до финального отчёта, и почему с нами надёжно.

• 4 типичных страха заказчика
• сроки, расходы, площадка, ответственность
• мы риски знаем и управляем ими
• дальше — как снимаем каждый риск

Перед тем как говорить о нас, давайте честно назовём то, что обычно беспокоит заказчика при выборе подрядчика. Первое — сорванные сроки: мероприятие просто не состоится в назначенный день. Второе — скрытые расходы, когда смета вырастает уже в процессе. Третье — слабая площадка, которая не подходит под формат. И четвёртое — когда непонятно, кто вообще отвечает за результат. Мы эти риски знаем и дальше покажу, как именно мы ими управляем на каждом этапе.

• 4 формата: конференция, корпоратив, тимбилдинг, открытие
• Конференция — до 500 гостей, 2 месяца
• Корпоратив — до 250 гостей, 1 месяц
• Дальше — как строим работу по этапам

Мы работаем с четырьмя основными форматами — от деловых конференций до открытий объектов. У каждого формата свои правила: своя логистика, свой тайминг, свой состав команды. Поэтому мы сразу фиксируем сроки подготовки — чтобы вы понимали, когда нужно стартовать. Например, конференцию на 500 гостей мы готовим за два месяца, а корпоратив на 250 человек — за месяц. Если сроки короче — обсудим отдельно, но честно скажем, что успеем, а что нет.

• Процесс из 4 этапов
• Бриф и анализ — 2 дня, персональный менеджер
• Концепция и смета — 5 дней, прозрачные цифры
• Подготовка 3–4 недели + проведение 1 день
• Пост-отчёт через 3 дня — фото и рекомендации
• Дальше — форматы мероприятий

Чтобы вы понимали, как мы работаем, покажу процесс из четырёх этапов. Всё начинается с брифа — за два дня мы фиксируем задачи и цели, назначаем персонального менеджера, который ведёт проект до конца. Дальше за пять дней готовим концепцию и прозрачную смету — вы сразу видите, за что платите. Основной этап — подготовка и проведение: три-четыре недели мы координируем подрядчиков, а в день события управляем площадкой. Через три дня вы получаете пост-отчёт с фото и рекомендациями. То есть на каждом этапе есть ответственный, и вы всегда знаете, кто и за что отвечает.

• Кейс: конференция IT-компании, 400 гостей
• Три дня, площадка, трансляция, кейтеринг
• 98% положительных оценок, 0 сбоев
• Дальше — второй кейс, корпоратив

Расскажу про наш свежий кейс — трёхдневную конференцию для IT-компании на 400 гостей. Заказчик пришёл к нам за два месяца до даты, и главным требованием было — чтобы всё прошло без сбоев. Мы взяли на себя площадку, трансляцию, кейтеринг и навигацию. В итоге — 400 участников, 98% положительных оценок и ни одного срыва по таймингу. Это тот случай, когда подготовка и контроль на каждом этапе дают предсказуемый результат.

• 250 гостей, 88% до финала
• 92% рекомендуют нас коллегам
• Локация, шоу, свет и звук — под ключ
• Дальше — роли команды на площадке

Второй кейс — новогодний корпоратив для производственной компании на 250 человек. Задача была простая на словах и сложная на деле: сделать праздник, который объединит коллектив и оставит тёплые воспоминания. Мы взяли на себя локацию, шоу-программу, свет и звук — полностью. И вот что получилось в цифрах: 88% гостей остались до самого финала. А 92% гостей готовы рекомендовать нас коллегам — для нас это главный показатель, что вечер удался.

• Продюсер — главный ответственный
• Техдиректор: сцена, свет, звук
• Менеджер по гостям: регистрация, навигация
• Кейтеринг-менеджер: питание
• Чёткие зоны — нет путаницы

На площадке у нас всегда работает команда с чётким разделением зон. Продюсер — это главный ответственный: он держит связь с вами и отвечает за результат всего мероприятия. Техдиректор отвечает за сцену, свет и звук — чтобы всё работало без сбоев. Менеджер по гостям занимается регистрацией и навигацией, чтобы гости чувствовали себя комфортно. И кейтеринг-менеджер следит за питанием. У каждого своя зона, поэтому вы всегда знаете, к кому обратиться по любому вопросу.

• Кейтеринг — 30%, самая крупная статья
• Площадка + техника — 45%
• Работа агентства — фикс. 5%
• Смета фиксируется до старта, без доплат

Давайте сразу про деньги, чтобы не было сюрпризов. Вот типовая структура бюджета на корпоративное мероприятие. Самая большая статья — кейтеринг, это 30 процентов: питание гостей обычно стоит дороже всего. Площадка и техника — ещё 45 процентов. На ведущего, артистов и продакшн закладываем 20 процентов. И наша работа — 5 процентов: это фиксированное вознаграждение, которое мы фиксируем в договоре до старта. Важно: смета утверждается один раз, и мы не выходим за неё без вашего письменного согласия. Поэтому в итоге вы всегда знаете, за что платите и сколько это стоит.

• 4 риска заказчика: сроки, бюджет, площадка, ответственность
• Сроки — план-график, недельные статусы
• Бюджет — фиксированная смета до старта
• Продюсер 24/7 — один ответственный за результат

Когда заказчик выбирает подрядчика, его обычно волнуют четыре вещи: сорвут ли сроки, появятся ли скрытые расходы, будет ли площадка слабой и кто вообще отвечает за результат. Мы закрыли каждый из этих рисков конкретной мерой. Сроки — это детальный план-график с контрольными точками, мы сверяемся по нему каждую неделю. Бюджет фиксируем в смете до старта, и любые изменения — только по согласованию с вами. Площадку проверяем лично до подписания договора. И у каждого проекта есть персональный продюсер, который доступен 24/7 и отвечает за всё. Так что вы всегда знаете, кто за что отвечает и что происходит с проектом.

• Концепция и смета — за 2 рабочих дня
• Бронируем площадку, закрепляем продюсера
• Контакты: +7 (900) 000-00-00, info@venter-event.ru
• QR — сайт с портфолио

Давайте зафиксируем, что будет дальше. В течение двух рабочих дней мы отправим вам концепцию и смету, забронируем площадку под ваши даты и закрепим за проектом продюсера — одного человека, который будет вести всё от брифа до отчёта. Все контакты на слайде, а по QR-коду можно сразу открыть наш сайт с портфолио. Ждём вашего решения — и начинаем.